Mijn organisatiescan is een hulpmiddel voor praktijkhouders. Huisartsen en andere (para) medische professionals hebben gestudeerd om mensen met (para) medische vragen te kunnen helpen. Als praktijkhouder zijn zij echter ook  ondernemer en leider van hun organisatie, de praktijk, soms tegen wil en dank. Zij doen dit vervolgens naar hun beste eer en geweten. Maar wat wordt er van een ondernemer/leider eigenlijk verwacht?

 

Hoe doe ik dat effectief? Doe ik het effectief? Bereik ik mijn doel? Wat zijn de mogelijke verbeterpunten in mijn organisatie en hoe kan ik die aanpakken? Hoe komt het dat de medewerkers niet altijd doen wat ik zou willen? Waarom voel ik me overbelast door de verantwoordelijkheid voor de praktijk? Kunnen we effectiever werken, de samenwerking verbeteren, meer stroomlijnen?

 

Ik heb afgelopen 13 jaar intensief met huisartsen samen gewerkt en vele praktijken bezocht. Met behulp van mijn organisatiescan geef ik de praktijkhouder een beeld van hoe het binnen zijn/haar praktijk loopt op gebieden als: doelen en resultaten; de taak- en rolverdeling; onderlinge verhoudingen/cultuur; overleg- en besluitvormingsstructuur; individuele motivatie van medewerkers. Deze scan kan ik ook toepassen bij andere praktijken en organisaties dan alleen huisartsenzorg.

 

Wat is de werkwijze?

De start is een gesprek met de praktijkhouder. Daarin bespreken we hoe hij/zij het functioneren van de praktijk ziet en ervaart, welke zaken goed gaan en welke wellicht beter zouden kunnen en waar hij/zij tegen aan loopt, moeilijk vindt enzovoort.  Ik leg uit hoe ik te werk ga en samen richten we dat dan op de specifieke situatie van die praktijk.

Vervolgens krijgen alle medewerkers het verzoek om schriftelijk een aantal vragen te beantwoorden, waarmee ze aangeven hoe zij aankijken tegen het reilen en zeilen van de praktijk.

En na een of twee weken kom ik een hele dag langs om gesprekken te voeren met (in principe) alle medewerkers. Eind van de dag koppel ik terug, eerst naar de praktijkhouder en vervolgens in goed overleg naar het hele team.  Hier presenteer ik dan mijn conclusies en aanbevelingen. Terugkoppeling is altijd in algemene zin, dus nooit op individueel niveau. Alle gevoerde gesprekken zijn immers vertrouwelijk.

Referentie:

'De praktijkscan hebben wij ervaren als veilig, open en verhelderend. De gesprekken waren erg uitnodigend, niet dwingend en zonder oordeel. De gesprekken zetten wel aan tot nadenken. Door de veilige omgeving die geboden werd kwamen een aantal punten aan de orde die voor enkele personeelsleden toch wel cruciale punten blijken te zijn. Er waren confronterende momenten die vrijelijk besproken konden worden zonder het gevoel te krijgen veroordeeld te worden.

De resultaten van de scan waren voor ons een moment om stil te staan bij waar wij nu staan en waar wij naar toe willen als praktijk en als team. Door de praktijkscan zijn wij tot de ontdekking gekomen dat er meer uit het team gehaald kan worden dan wat er tot nu toe uit kwam. Wij hebben meer inzicht gekregen in zaken die onder de oppervlakte liggen en die het beste uit jouw team naar voren kunnen halen.

Zeker een aanrader voor degene die denkt dat hij een goed functionerend team heeft. Er is soms meer onder de radar dan je denkt...'

Deborah van Overbeek, praktijkhouder, huisartsenpraktijk in ’t Holt, Emmen

Verbetering organisatie (huisartsen)praktijk